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4 consejos rápidos para agilizar su nómina

Probablemente estés gastando demasiado tiempo en la nómina, pero no eres solo tú. Cada negocio se encuentra con este problema, tarde o temprano. La nómina es vital para sus operaciones, pero tiene muchas más partes móviles de lo que esperaba. No ayuda que los riesgos sean altos. El IRS penaliza a una de cada tres empresas por errores de nómina. Entonces, ¿cómo optimizar un proceso que requiere una precisión estricta y asegurarse de que se realice correctamente cada vez?

Ya sea que haga su nómina manualmente o administre estas tareas con el software de nómina, aquí hay cuatro pasos que puede seguir para ahorrar tiempo, mejorar la precisión y hacer avanzar el proceso rápidamente.

Establecer un horario claro

El primer paso es dar a sus empleados expectativas claras. Elija un horario de pago y permanezca consistente con él. Si a sus empleados les paga el trabajo en lugar de pagarlos por hora o por salario, elija un número determinado de días después de que finalice el trabajo cuando puedan esperar el pago. El horario de pago es la base para un proceso de nómina más fácil. Incluso si el horario de su compañía no ha sido consistente en el pasado, nunca es demasiado tarde para comenzar a seguir un horario claro y consistente.

Automatiza tanto como puedas

Aunque puede hacer su nómina manualmente, probablemente le costará tiempo y dinero. Ahórrese la molestia de realizar cálculos de impuestos o enviar cheques de pago usted mismo y automatizar. Hay varios niveles de servicios de nómina para que pueda encontrar el software adecuado para cualquier presupuesto. El costo del software de nómina generalmente es mucho menor que cualquier multa que pueda incurrir en el procesamiento incorrecto de su nómina. Además, cuando compara lo que vale su tiempo con el costo del software, probablemente verá que la automatización le ahorra dinero.

La automatización mantiene su proceso consistente, para que los empleados sepan exactamente qué esperar. Pero a pesar de que la automatización es conveniente, es una buena idea que un par de ojos humanos hagan una comprobación final de los errores.

Considere la externalización

El software de nómina es conveniente, pero aún requiere familiaridad básica con la nómina. Tener a alguien que no tiene idea de lo que están haciendo con la nómina de pago probablemente resultará en errores. Los errores te cuestan tiempo o dinero extra. En cambio, piense en subcontratar a un profesional.

La subcontratación es la forma más fácil de ahorrar tiempo. En general, solo necesita ingresar la información necesaria de la compañía y los empleados, y el proveedor de la nómina administrará el resto. Están garantizados como expertos en regulaciones locales, impuestos y leyes salariales, y parte de su trabajo consiste en mantenerse al día con los cambios en las leyes fiscales. Muchos de estos servicios envían pagos a sus empleados, pagan sus impuestos de nómina, archivan los impuestos de nómina y envían los informes de nómina requeridos.

Al subcontratar la nómina, también debe buscar una garantía sin penalización. Si su empresa es penalizada, el proveedor de la nómina pagará la tarifa por usted, ya que el error estaba en su extremo.

Ir sin papel

Cuando automatiza la nómina o contrata un servicio, ese es el momento perfecto para dejar el papel. Hacer la transición a los registros digitales no es solo amigable con el medio ambiente; le ahorra a su empresa el costo del papel, la tinta y la impresión. Sin mencionar que los archivos digitales son mucho más compactos que el papel físico y son mucho más fáciles de transferir a otras personas, como su contador y el fiscal.

Busque software o un servicio que le permita crear recibos de pago electrónicos y publicarlos en un sitio seguro y protegido con contraseña. Con todos sus recibos de pago en línea, los empleados pueden acceder a su información en cualquier momento que lo necesiten. Y si aún no ha dejado de usar los cheques físicos para pagar a sus empleados, puede ser el momento de considerarlo. El depósito directo elimina la necesidad de papel o franqueo. A los empleados se les paga rápidamente al mismo tiempo en cada período de pago y se le deja un registro electrónico claro de los pagos.

No importa dónde se encuentre con la nómina, puede tomar medidas para simplificar el proceso, eliminar los dolores de cabeza relacionados con los impuestos y construir su negocio. Debe ser libre de centrarse en lo que hace mejor, crear edificios hermosos y duraderos de los que pueda sentirse orgulloso, no los tecnicismos de los impuestos locales sobre la nómina.

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