Fechino-filerne: Betydningen af timesedler og daglige rapporter

Timelister er smerter i bunden, daglige rapporter synes at være unødvendige, men at indsamle penge er obligatorisk, og for at indsamle det, du har tjent, har du brug for disse to rapporter. Det er bare god forretningsskik.

Så lad mig omformulere min tidligere kommentar, timelister er gode, og daglige rapporter er endnu større, når det kommer til at få de korrekte oplysninger registreret om et projekt, så rettidige og retfærdige betalinger kan foretages til dig mureren.

Timelister og daglige rapporter, vi ved alle, hvad de er, og hvordan de fungerer, men et eksempel på, hvad de kan forhindre, er som følger. Lad os sige, at du arbejder på et stort projekt, klienten, du arbejder med, har været en betroet kollega i mange år. Projektet er budgetteret og godkendt til konstruktion. Konstruktionen begynder og kører i tide. En dag arkitekten kommer i en kan ikke lide det valgte materiale (selvom det blev samplet og godkendt). Den oprindelige tidsplan ændres, tidspunktet for fjernelse af arbejdet på plads og udskiftning af arbejde ved hjælp af et andet materiale bliver budgetteret, bud, og af en eller anden grund bliver ændringsordren ikke skrevet rettidigt. Du har overhead, byrde og et besætning, der ikke længere tjener penge.

Hvad kan du gøre?

Du har mange valg på dette tidspunkt, men her er en mulighed, tilbud om at starte en mellemtid og materialer ændre rækkefølge med daglige papirer og digitale billetter, der underskrives dagligt af superintendenten. Hvis superintendenten ikke er til stede ved afslutningen af arbejdsskiftet, skal du indstille det, så han skal have den underskrevet eller e-mail godkendt kl. 9:00 den følgende morgen. Eller en medarbejders udgifter til at sende rapporten til projektlederen tilføjes til den daglige rapport. Nogle kontorhjælp bevæger sig langsomt om morgenen. Når rapporten er sendt til hovedentreprenøren, betragtes den som godkendt. Denne detalje er skrevet og underskrevet, før noget arbejde begynder på den originale kontrakt.

I tilfælde, hvor arbejde ikke er kontraktmæssigt og passer ind i tids- og materialekategorien, er det vigtigt at indse, at den betroede kollega vil begynde at have hukommelsestab under arbejdsprocessen. Den eneste ting at beskytte dig er timesedlen og den daglige rapport, både på papir og digitalt i format. "Nej, jeg kan ikke huske," holder ikke luften, når han har underskrevet kopier af timesedlen, godkendte e-mails og daglige rapporter. Du kan altid bevise, hvad arbejde har fundet sted, arbejdstimer, købte materialer og udstyr, der blev lejet, når det er nedskrevet. Jeg lover, at du ikke kan huske, hvem der har arbejdet hvor eller hvornår der er gået en uge.

Jeg har fundet ud af, at timesedler og daglige rapporter stadig vil trække et argument 80% for tidspunktet fra superintendent eller projektleder for byggefirmaet, når fakturering indsendes. En måde at eliminere det meste af dette er at diskutere denne mulige situation, når du underskriver den oprindelige kontrakt, fordi hovedentreprenøren ikke har et problem på det tidspunkt og typisk vil være mere villig til at se på "muligheder for let opløsning", når trykket er slukket . Hvis du kan bestemme en beredskabsfond i begyndelsen af projektet for netop denne situation og processen med at få underskrifter dagligt, vil de fleste problemer være mindre. Beredskabsfonden skal betale for mellemarbejdet, indtil arkitekten kan udstede en ændringsordre.

Timelister korrekt udfyldt med daglige rapporter, der nøjagtigt beskriver udført arbejde, er et kritisk værktøj til at få, hvad der skyldes dig, fordi arbejde skulle være afsluttet, når en anden har ændret mening eller ikke var sikker på omfanget. Murere tager masser af risici, tid og materiale bør ikke være en risiko.